Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году таблица скачать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Новым Перечнем учтен даже такой нечасто встречающийся случай, как нарушение правил пересылки документов. Статьей 205 установлен срок хранения переписки по этому вопросу – 1 год.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
Зачем архивировать кадровые документы
Приказ ФАА имеет и более фундаментальное значение. По сути же вводится новая номенклатура делопроизводства, так как устанавливаются типовые формы основных документов, образующихся в ходе предпринимательской и иной деятельности, подлежащих хранению. Это бланки, которые надлежит использовать при осуществлении однотипных управленческих и хозяйственных функций.
Наличие мелких категорий позволяет сделать перечень удобным в использовании и упростить работу с большой таблицей, в которой будут перечислены сроки сохранности разнородной кадровой документации.
Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).
Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Кроме него, в данной сфере действует целый ряд нормативных актов, регламентирующих, какой период сохранности является обязательным для того или иного типа формуляра.
В новом списке Росархива гораздо меньше позиций, для отдельных документов установлены обновленные периоды хранения или введены новые сроки.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
В ст. 258д Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения журналов (карточек) контроля исполнения документов.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей.
Нормативные документы, регламентирующие сроки хранения
Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.
Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236).
Совершенно непонятно, как на практике работники делопроизводственных служб будут отслеживать сроки хранения этих документов. Разные документы в разное время снимаются с контроля – отслеживать истечение годичного срока хранения отдельно по каждому документу представляется весьма проблематичным.
Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.
Совершенно непонятно, как на практике работники делопроизводственных служб будут отслеживать сроки хранения этих документов. Разные документы в разное время снимаются с контроля – отслеживать истечение годичного срока хранения отдельно по каждому документу представляется весьма проблематичным.
Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.
Запрещено сокращать сроки, предписанные Перечнем, однако после определения значимости документа (экспертизы ценности) их можно продлить.
И, наконец, этот перечень сопровождается инструкцией по эксплуатации, введенной в правовое поле приказом № 237 от 20.12.2021,т и выданной Государственным архивом.
Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения.
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.
Таблица содержит 12 больших разделов и 657 наименований с указанием срока их хранения.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).
В частности, перечень сведений, положения и другие документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации, согласно ст. 62 Перечня 2010, должны храниться постоянно .
Новые сроки хранения кадровых документов в 2021
Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).\n\r\n\r\n\n\n\r\n\r\n\nПятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236).
Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.
Но, если точно знать период наиболее востребованных направлений делопроизводства, организации и индивидуальные предприниматели избавляются от всех проблем, связанных с сотрудниками компании и представителями других организаций, как пользователями информации, хранящейся в документальном виде. Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.
Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.
Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то ФНС выставит штраф в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 тысяч рублей.
Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.
Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.\n\r\n\r\n\nНадо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП.