Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить личное дело работника образец 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Перечень документов в личном деле сотрудника
В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.
Что вы такое говорите, как нет закона, за который смогут ответственного наказать? Был бы живой человек, как говорится в известной присказке товарища Сталина. А инспектор по труду перефразирует, был бы сотрудник отдела кадров или канцелярии, а штрафное дело или статья найдётся. К примеру, его могут привлечь к административному штрафу за ту же халатность при выполнении своих трудовых функций.
Законодательство РФ требует от работодателя вести личные дела сотрудников, только если это:
- Государственные гражданские служащие. Это чиновники всех рангов. Те, кто работает в Администрации Президента, Госдуме, в различных ведомствах общероссийского и локального значения, в управах, муниципалитетах и местных органах власти.
- Военнослужащие и сотрудники силовых ведомств.
- Работники Федеральной таможенной службы РФ.
- Научно-педагогические работники.
Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
Если частный предприниматель решил внедрить систему ведения личных дел работников, она закрепляется в учетной бухгалтерии посредством внесения соответствующих указов во внутренних протоколах. Зачастую делопроизводители пользуются законодательно фиксированным регламентом для госслужащих.
Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.
Все документы, которые имеют отношение к трудовой деятельности работника, в порядке хронологии. Нужно пронумеровать их сквозной нумерацией.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).
Практикующий юрист, автор сайта «Юридическая скорая помощь», один из соучредителей фонда «Наше будущее».
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Хранение и обработка анкет, ксерокопий, личных карточек, фотографий попадает под определение обработки персональных данных.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2021 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2021 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах.
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Давайте в личное дело запихнём, как сотрудник прекрасно шашлык жарит, когда по профсоюзной путёвке совместно с коллективом на природу выезжает в честь какого-нибудь дня шахтёра или металлурга-высотника (не знаю конкретный профиль вашего предприятия). И не забудьте указать, что весельчак он и рубаха парень.
Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.
Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.
Документы для личного дела работника и его формирование
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Личное дело — это ряд документов, содержащих сведения о сотруднике и его работе. Все эти бумаги принято подшивать в одну папку, правильно маркировать и хранить, как в архиве.
Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.
Как оформить титульный лист личного дела работника – образец
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай).
Этот лист наклеивается за верхнюю кромку к последней обложке скоросшивателя, либо сшивается вместе с остальными бумагами.
Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019.
Если в ходе существования компании она реорганизовывалась и меняла наименование, при переоформлении титульного листа на нем указывают новое название организации, а старое заключают в скобки.
По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
Предоставление дел правоохранительным органам
Друзья-товарищи, поймите, что в том плохого, если допустим в отделе кадров на работника храниться толстое личное дело. Это не только плюс, но и помощь для ответственных работников. Ну и для работодателя тоже свои плюсы имеются. Понадобилось ему вынести наказание провинившегося работника, посмотрит он в личное дело, и обнаружит например сотни жалоб или тому подобное.
Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.