Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчеты с подотчетными лицами в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обратите внимание! По новым правилам разрешается выдавать подотчетные деньги без заполнения приказа, а только на основании заявления сотрудника. Какой именно документ составлять (приказ или заявление), компания решает самостоятельно. Порядок утверждается в ЛНА.
Для идентификации получателя наличных кассир удостоверяется, что перед ним лицо, указанное в расходном кассовом ордере. Если он знает человека, он не требует у него документ, удостоверяющий личность.
Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств под отчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более.
Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса. Оборотная сторона данной формы предназначена для указания подотчетным лицом перечня документов, которыми он может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруют в порядке записи их в АО.
То есть, выдать аванс на расходы можно как штатному сотруднику, так и подрядчикам. Например, компания наняла работников по договорам ГПХ для выполнения определенного объема работ. Для выполнения этих работ требуется покупка материалов.
Многочисленные изменения законодательства и правоприменительной практики, неоднозначность толкования норм и обычная невнимательность могут повлечь наличие ошибок.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги.
До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят.
Очевидно, что это значительно упростит для клиентов процедуру обжалования решения банка, однако не позволит избежать заморозки средств до окончания разбирательства.
Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2020-2021 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.
Учет и анализ расчетов с подотчетниками необходимы для улучшения контроля работы с ними. Это поможет установить достоверность и целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.
Во-первых, теперь информация абсолютно обо всех операциях с наличными на сумму от 600 тысяч рублей подлежит передаче в Росфинмониторинг.
В целом тем, у кого зарплата белая, волноваться не стоит, а вот получающим её в конверте придётся задуматься, смогут ли они в случае проверки указать источник происхождения средств, отметил Магомедов.
Нужно внести изменения в учетную политику на 2021 год и предусмотреть условия начисления нового вида резервов – по пенсионным и иным аналогичным выплатам.
Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.
Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.
А ещё усложняется жизнь для бухгалтеров: теперь нельзя выдавать деньги из кассы, если их вернуло подотчётное лицо. Прежде их придётся прогнать через расчётный счёт, иначе такому бухгалтеру грозит штраф 50 тысяч рублей.
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).
А ещё усложняется жизнь для бухгалтеров: теперь нельзя выдавать деньги из кассы, если их вернуло подотчётное лицо. Прежде их придётся прогнать через расчётный счёт, иначе такому бухгалтеру грозит штраф 50 тысяч рублей.
Выдавать наличные под отчёт станет проще, появятся новые правила приёма и выдачи денег, а обособленные подразделения смогут не вести кассовые книги.
Руководитель компании устанавливает определенный срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться за полученные им денежные средства. Например, бухгалтеру выдан аванс на покупку канцтоваров на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в трехдневный срок должен предоставить отчет.
О нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Важно! Порядок документооборота при работе с подотчетными сотрудниками должен быть прописан в учетной политике компании для целей бухучета.
Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно установит срок, в течение которого осуществляются расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, и когда подотчетник обязан отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.
В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества. Авансовый отчет больше не нужно сдавать в трехдневный срок. Организация или ИП сможет самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетное лицо должно отчитаться.
Он устанавливает единые требования к порядку признания, первоначальной и последующей оценки в бухгалтерском учете обязанностей и обязательств учреждений перед своими работниками и иными получателями выплат, а также к раскрытию этой информации в отчетности.
Ключевое новшество этого Стандарта – изменение требований к отражению в отчетности прав на земельные участки. Применяя Стандарт впервые, учреждениям придется переоценить до кадастровой стоимости земельные участки, учтенные на балансе и внесенные в ЕГРН.
Правила выдачи наличных из кассы
В 2021 году допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Расширены требования к работе с наличностью кассиров – нельзя выдавать грязные или поврежденные наличные деньги; купюры с пятнами, рисунками, надписями, оборванными краями, отверстиями, оторванными углами. Банкноты даже с одним повреждением требуется сдать в банк.
В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 руб.
Прошу Вас выдать мне подотчет 75 000 (Семьдесят пять тысяч) рублей наличными на хозяйственные нужды сроком на 20 (двадцать) календарных дней. Деньги прошу перечислить на мою зарплатную карту.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью.
Нововведения вступили в действие 30 ноября 2020 и будут актуальны в 2021 году. В том числе упрощен порядок выдачи денег подотчет, отменен срок для авансового отчета, упразднен максимальный лимит выдаваемых подотчетникам сумм, для кассиров установлены новые обязанности. Подробнее об изменениях в подотчете 2021 года – в нашей статье.
Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась? До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
В России с 2021 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок больше использовать нельзя.
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций.
По полученным в подотчет денежным средствам работник отчитывается предоставляя авансовый отчет. Данный документ утверждается руководителем и на его основании формируются необходимые проводки. В статье рассмотрим какие формируются проводки по авансовому отчету.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.