Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел среднего профессионального образования на 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Состав форм статистической отчетности может меняться. В случае таких изменений вновь введенные формы отчетов должны быть внесены в конкретную номенклатуру дел, а отмененные – исключены из нее.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
О сроках и порядке внесения изменений
Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации.
На каждый документ заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. Нужно ли включать в номенклатуру дел организации совокупность создаваемых регистрационно-контрольных карточек?
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Отметка «ЭПК» в графе 4 означает, что часть документов временного хранения в данном деле может иметь научно-историческое значение. Эти дела подвергаются полистному просмотру с целью определения состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.
Как происходит формирование дел в номенклатуре?
Убедитесь, что индекс состоит из двух частей: кода и порядкового номера. Они должны быть указаны, как требует инструкция по делопроизводству образовательной организации (п. 6.18 Правил, утв. ). Код – это номер либо буквенное обозначение структурного подразделения по штатному расписанию. Порядковый номер – последовательный номер дела в номенклатуре.
Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания, проекты для Минобрнауки России.
Срок хранения данного дела — до востребования. Невостребованные — не менее 50 лет (п.646 Перечня типовых документов).
Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).
Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура в отличие от примерной номенклатуры строится по структурному принципу.
Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.
Направления Рособразования о зачислении иностранных граждан (дальнее зарубежье и стран Балтии) на обучение в высшие учебные заведения.
Примерная номенклатура дел построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура дел составляется по функциональному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В нее включается все дела, образующиеся в деятельности организации. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи.
Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.
Примерная номенклатура дел построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура дел составляется по функциональному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В нее включается все дела, образующиеся в деятельности организации. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи.
Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.
Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадро,.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В графе 3 номенклатуры дел против каждого заголовка дела по завершению года проставляется количество частей, томов. (Приложение 1) В графе 4 номенклатуры дел помимо срока хранения проставляются и статьи типового перечня. Уточнения к срокам хранения указаны в графе 5 «Примечание» номенклатуры.
При внесении информации в рабочие экземпляры номенклатур необходимо ли дублировать ее в номенклатурах, сданных в архив?
Определены принципы группировки документов в дела, с учётом порядка решения вопросов, важности и объёма образующихся документов. 5. Проведена систематизация документов, одинаковых для всех разделов номенклатуры дел, с учётом степени важности документов и их взаимосвязи.
Росархив утвердил новый перечень документов со сроками хранения – ТП 2019 (приказ от 20.12.2019 № 236). При этом у части документов сохранились сроки хранения из прежнего перечня – ТП 2010 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Если в образовательной организации есть структурные подразделения, дополнительно привлеките их руководителей. Поручите сформировать отдельную номенклатуру дел для своего подразделения, а при централизованном документообороте – раздел для сводной номенклатуры дел.
В графу 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.
Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Анализ изменения сроков хранения дел постоянного хранения и дел по личному составу. Изменение структуры Перечня и порядка работы с ним.
Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.
Учреждения среднего профессионального образования, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы ведомственных архивов», М., 1986.
Образец примерной номенклатуры дел
При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данной организации не образуются. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве организации, может со временем меняться.
Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза.
Приказы Рособразования об утверждении проектно-сметной документации на строительство объектов учебных заведений.
В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом «Для служебного пользования».
Просим вас ответить на несколько вопросов, которые помогут нам разработать эффективные программы обучения, подобрать лучших экспертов и помочь вам в поиске ответов на самые насущные вопросы сертификации и принятии управленческих решений.
При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений.
Сроки хранения дел смотрите в типовых, ведомственных и иных перечнях (п. 4.17 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Два основных утверждены приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и Минпросвещения от 30.12.1980 № 176.
уточнить заголовки дел, если в этом есть необходимость;
При составлении номенклатуры дел: 1. Учтена организационная структура колледжа, названия структурных подразделений и функциональные обязанности специалистов в соответствии с должностными инструкциями; 2. Отобраны из примерной номенклатуры дел заголовки дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве колледжа; 3.
Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела — с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения — с хозяйственной частью и т.д.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.