Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот с налоговой инспекцией обязательный». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В будущем определённые виды документов предприниматели смогут передавать только в электронном виде — новые требования налоговая планирует вводить постепенно. А ещё в электронном виде предприниматели смогут вести внутренние документы компании и не дублировать их на бумаге.
По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей. Так, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов.
1 июля уже близко – что дальше? ФНС отвечает на вопросы о развитии ЭДО и ЭП
Обмен документами с ФНС реализуется через одну из компаний-операторов электронного документооборота (ЭДО), список которых можно найти на сайте налоговой службы. Каждый документ перед отправкой должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это касается как налогоплательщиков, так и налоговиков.
Документ налоговой службы сначала оформляется на бумажном носителе в установленном порядке. На позднее следующего рабочего дня он переводится в электронный формат и отправляется налогоплательщику. Дата отправки документа подтверждается оператором ЭДО.
Есть множество страхов, непонимание процедуры и выгод ЭДО, а также нежелание работать с ЭДО контрагентами. Многие считают, что в бумажные документы проще внести изменения, что они надежнее. ФНС России планирует вести работу по популяризации ЭДО.
Электронный документооборот (ЭДО) – неизбежное будущее, но вот вопрос: далекое или близкое? Сейчас уровень проникновения электронного документооборота оценивается на уровне 10%.
На текущий момент нет требований ФСБ по ним, соответственно разработчики криптографического ПО не могут создать и сертифицировать такие решения.
Неформализованные электронные документы
Еще одно нововведение 2021 г., которое следует отнести к цифровизации документооборота — обязанность налогоплательщиков сдавать в ИФНС отчетность о прослеживаемых товарах.
В новом 476-ФЗ предусмотрена метка времени. Для долгосрочного хранения документов это очень полезный инструмент. При подписании документов он фиксирует все необходимые параметры.\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\t Кроме того, сейчас на согласовании в Правительстве находится проект ФЗ об архивном хранении, в котором появляется понятие субъекта (третьей стороны), которая осуществляет хранение документов.
Налогоплательщики ведут электронный документооборот с налоговой через сервисы для сдачи отчетности. Обмен информацией обеспечивают операторы ЭДО в сфере b2g («бизнес-государство»). А обмен документами с контрагентами происходит через системы ЭДО операторов в сфере b2b («бизнес-бизнес»).
Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.
Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы
Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
Сервис для сдачи отчетности Контур.Экстерн и система ЭДО Диадок связаны. Достаточно нескольких кликов для отправки в налоговую инспекцию документов из Диадока. Пользователям других систем отчетности понадобится сначала скачать электронные документы из Диадока на компьютер, а затем загрузить их в систему для представления в налоговую.
Электронные документы — юридически значимые оригиналами, поэтому их можно представлять в контролирующие органы и суды. ИФНС России принимают документы от налогоплательщиков в электронном виде.
Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 4 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается.
Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.
На ЭДО переходить никто не заставляет, однако возникают условия, когда работа по старинке становится невыгодной и затруднительной. Вот несколько аргументов разной степени жесткости в пользу цифровизации.
Использовать КЭП удалённо. Подписать документ можно будет онлайн с любого устройства и в любое время — для этого предпринимателям не придётся вставлять носитель с КЭП в компьютер.
На ЭДО переходить никто не заставляет, однако возникают условия, когда работа по старинке становится невыгодной и затруднительной. Вот несколько аргументов разной степени жесткости в пользу цифровизации.
А ещё — не все электронные документы предприниматели будут обязаны передавать через оператора ЭДО. Некоторые виды документов они смогут отправлять другими способами, например, по электронной почте.
Например, компания получила требование о предоставлении пояснений, которое необходимо удовлетворить в течение 5 рабочих дней. В квитанции о приеме документа указана дата — 21 октября 2015 года. Следовательно, ответ на это требование необходимо направить в период с 22 по 28 октября 2015 года (период удлиняется за счет попадания в него нерабочих дней).
В случае отказа в приеме документов ФНС формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает через оператора налогоплательщику.
Отказ в приеме документов со стороны налогоплательщика может возникать по следующим причинам:
- если документ не соответствует утвержденному формату;
- если на нем отсутствует КЭП налогового органа либо она не соответствует действительной;
- если документ направлен ошибочно.
К концу 2024 года налоговая планирует перевести в электронную форму 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных. Это значит, что в ближайшие годы большинству предпринимателей придётся освоить электронный документооборот — ЭДО. Рассказываем, какие важные изменения в ЭДО планируются до 2024 года и как к ним подготовиться.
Бумажный документооборот с контрагентами и проверяющими органами скоро канет в лету. С 2021 года бухгалтерская отчетность (в том числе субъектов малого и среднего предпринимательства) должна предоставляться в ФНС строго через операторов ЭДО в электронном виде.
Электронный документооборот с налоговыми органами
По данным на начало 2021 г., электронный документооборот используют около 30 % российских компаний. Прямо скажем, негусто. При этом чем меньше бизнес, тем реже он работает в цифровом формате. Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября.
В статье разберём порядок работы с документом с ФНС, а также сроки подачи документов.
Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят.
Максимальный срок завершенного документооборота согласно методическим рекомендациям не должен превышать трех рабочих дней при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.
Получатель проверяет документ и формирует квитанцию о приёме или, если есть основания, уведомление об отказе в приёме, подписывает своей УКЭП и в течение шести рабочих дней после приёма отправляет оператору ЭДО.
Если он собирается совершать действия только от имени юридического лица, то ему такая подпись не нужна.\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n Можно ли на один носитель записать две подписи юридических лиц?\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\t Если один генеральный директор представляет интересы двух юридических лиц одновременно, то такое возможно.
С 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год.
Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.
Работа с товарами, подлежащими маркировке, и вообще взаимодействие с системой «Честный ЗНАК», без ЭДО невозможна. А ведь это товары, пользующиеся массовым спросом: обувь, текстиль, одежда, молоко и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными.
Участники электронного документооборота обязаны хранить все эти документы, за исключением извещений о получении, а также квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи.
Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Новый документ объединил все актуальные требования и правила. Теперь налогоплательщикам не придётся разбираться во множестве нормативных актов, чтобы понять, как им нужно работать.
Как выбрать подходящую систему
Оператор ЭДО в течение часа направляет получателю извещение о получении электронного документа. Не позднее следующего рабочего дня он направляет документ, полученный от получателя, отправителю. Отправитель в течение часа направляет оператору извещение о получении электронного документа.
Главное изменение — перечень документов, которые налоговая служба может отправлять по каналам коммуникационной связи, существенно увеличен. Что может организация получить от ФНС через интернет и как реагировать на документы? Эти и другие вопросы подробно разберем в данной статье.
Более того, планируется, что в будущем при такой открытости вообще отпадет необходимость в сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.
Как по новым правилам действует отправитель
Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.
Извещение свидетельствует о факте поступления документа на приемный комплекс ИФНС. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается сообщение об ошибке.
Обратите внимание — для маркировки, Меркурия, прослеживаемости не играют роли ни форма бизнеса, ни система налогообложения. Даже ИП на патенте — обязаны во всем этом разобраться, зарегистрироваться и вести учет.