Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о расходах на мобильную связь образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Запрос документов вне рамок проведения налоговых проверок — это требование ИФНС о предоставлении дополнительной информации о деятельности компании. Такой контроль проводится для предварительной оценки рисков работы налогоплательщика.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Мобильная связь за счет работодателя
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально.
В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами.
Порядок возмещения расходов стандартен:
- Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
- Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
- Утвержденная сумма переводится работнику.
Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.
Если абонент в оговоренный с оператором срок не раскроет достоверную информацию о пользователях корпоративных сим-карт, оператор должен будет расторгнуть договор с абонентом и перестать обслуживать ранее выделенный компании абонентский номер (ст. 1 Федерального закона от 30.12.2020 № 533-ФЗ).
Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам.
С 1 июня 2021 года для организаций и ИП изменились правила приобретения сим-карт, а также была введена обязанность по раскрытию информации о корпоративных сим-картах на портале «Госуслуги». Рассказываем, какие изменения следует учесть при использовании корпоративных номеров.
Далее нужен приказ, из которого налоговики хотят увидеть конкретное закрепление номеров сотовых телефонов за определенными сотрудниками компании.
А в их должностных инструкциях при этом прописывается необходимость использования мобильника в работе.
Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами\/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью. Как правило, этот список утверждается руководителем организации на основании приказа, в котором указываются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками.
В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.
Бухгалтерский учет компенсационных расходов
Сведения о корпоративных сим-картах вносятся в единую систему идентификации и аутентификации через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Внесение сведений осуществляется уполномоченным лицом абонента через учетную запись на портале «Госуслуги».
Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль.
Итак, что называется, дождались! Пришла она – выездная налоговая проверка! И понеслось: требования, представление документов, вопросы, допросы, экспертизы, выемки и т.д. и т.п.
Во-первых, необходим приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи.
В налоговом учете расходы на оплату услуг сотовой связи согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Сумма, уплаченная за сим-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера. В таком случае уплаченная сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно.
Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.
В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.
Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.
При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:
- Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
- Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
- Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
- Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.
Дело в том, что не всегда при превышении лимита связь блокируется. Нередко суммы превышения оцениваются уже по итогам прошедшего времени как разность между фактически выставленными суммами расходов по конкретному телефону и величиной утвержденного лимита.
Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт. В частности, рекомендуем прописать в нем следующие пункты.
- Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть. Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе. Ограничений на этот счет нет. С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично.
Перечислите обязанности работников и запреты. Например, пропишите:
- обязанность находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания работодателя;
- обязанность бережно обращаться с телефонами и сим-картами;
- запрет на обмен сим-картами между работниками или на их передачу третьим лицам.
Укажите, кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и сим-карты. Например, этим может заниматься сотрудник склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению телефонов и сим-карт, принадлежащих компании. Основанием для их выдачи может быть служебная записка непосредственного руководителя.
ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.
Данная информация подлежит раскрытию в единой системе идентификации и аутентификации абонентов (ЕСИА), через которую будут контролировать и мониторить все организации и ИП, заключившие договоры с операторами мобильной связи и интернета.
Обращение в полицию онлайн — это способ подать заявление о правонарушении удаленно, без посещения отдела ОВД. Такая возможность реализована на официальном сайте МВД РФ и в мобильном приложении.
Во-вторых, нужны договор с оператором сотовой связи и детализированные счета оператора связи.
Хотя обязательность представления таких документов неоднозначна. Ведь НК РФ требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированными счетами не содержит. Плюс ко всему детализация не раскрывает характер (служебный или личный) разговоров, а лишь содержит перечень телефонных номеров, на которые звонили сотрудники.
Все на усмотрение сторон. Но нужно учитывать, что если фирма не платит компенсацию, у нее образуется доход в виде безвозмездно полученного имущества (п. 1 ст. 346.15 и п. 8 ст. 250 НК РФ). И его следует учесть при расчете «упрощенного» налога (Письмо УФНС России по г.
НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору) к вычету принимать нельзя.
Вне зависимости от того, получает ли работник средства в виде возмещения затрат на сотовую связь или компания оплачивает ее сама, НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику оплачивать не придется.
Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:
- Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
- Амортизация объектов собственности.
Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.
Расходы на сотовую связь при использовании работниками личного сотового телефона
Выбор этого тарифа предполагает установление лимитов расходов на мобильную связь для сотрудников. Лимитирование расходов позволяет компании планировать свои затраты на связь и контролировать работников, чтобы те не злоупотребляли корпоративной услугой — не висели часами на телефоне без надобности.
Обратим внимание, что по мере того, как сотовая связь становилась более доступной и массовой, более лояльными становились и контролеры. Однако сейчас времена такие, что проверяющие в целях пополнения бюджета хватаются за любую «штрафную» возможность.