Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет суточных при загранкомандировках в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.
Если работник по согласованию с работодателем решит остаться в стране назначения на ночь, то суточные ему необходимо доплатить.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Пример приведен с учетом того, что на предприятии установлены максимальные размеры суточных, не подлежащих удержанию НДФЛ.
В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения пребывания командированного по месту назначения используются проездные документы.
По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты.
Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница?
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал располагается в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 12 декабря.
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ.
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы).
Транспортные расходы сотрудника работодатель обязан оплатить в полном объеме при условии предоставления подтверждающих документов. Это могут быть билеты, чеки, квитанции на пользование любыми видами транспорта (речной, морской, воздушный, наземный), кроме такси для бюджетных учреждений.
Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы.
На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.
Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.
Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто.
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Когда работники находятся в служебных поездках, согласно законодательству, за ними сохраняется место работы, а работодатель производит начисление зарплаты исходя из среднего заработка.
Предположим, что сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России. В таком случае суточные выплачивайте по норме для внутренних командировок. Со дня пересечения границы России применяйте лимиты для заграничной поездки. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Изменений в порядок выплаты суточных чиновники не планируют.
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы.
При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России.
Если компания выплачивает суточные в большем размере, то предполагается, что у работника возникает доход, который должен облагаться налогом. В этом случае необходимо определить месяц, в котором необходимо удержать налог. За дату получения дохода признают последний день того месяца, в котором руководитель утверждает авансовый отчет. Действует такое правило с 1 января 2016 года (223 НК РФ).
Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.
Курс евро, установленный Банком России, составил (условно): на дату списания денежных средств со специального счета корпоративной карты — 72,46 руб/евро; на дату утверждения авансового отчета — 72,40 руб/евро; на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, — 72,50 руб/евро.
Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.
Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.
Важно! Размер суточных компания вправе устанавливать дифференцированный, в зависимости от занимаемой сотрудником должности.
В период нахождения работника в командировке со специального счета корпоративной карты списана сумма 212,50 евро за снятие наличных в банкомате с учетом комиссии банка.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье. Суточные при загранкомандировках рассчитываются, исходя из размеров, устанавливаемых либо внутренними нормативными актами предприятия или организации, либо коллективным договором.
Определяем количество дней, которые работник пребывал на территории России: поскольку пересечение границы было 25 и 29 мая, то эти дни будут засчитаны в командировку за границей, получается период с 24 по 30 мая должен быть оплачен по заграничному тарифу.
Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).\n\r\n\r\n\nИз проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России.
Суточные при загранкомандировке в 2021 году
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.
Организация выдала денежные средства в иностранной валюте работнику, направляемому в командировку за пределы территории РФ, для оплаты его проживания вне места постоянного жительства (суточные). Устанавливая размер суточных, работодатель исходит из того, входит ли в стоимость проживания в отеле питание или нет. В том случае, если питание включено, размер суточных может быть меньше, если не входит, сумму нужно увеличить.