Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел с новыми сроками хранения администрации района». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Телефоны «горячих линий»: Приемная главы +7(86731)3-14-03, Отдел по обращению граждан +7(86731)3-62-99, ЕДИНАЯ ДЕЖУРНО-ДИСПЕТЧЕРСКАЯ СЛУЖБА-112 +7(86731)3-31-88,+7(86731)3-32-77.
НД визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив и направляется на согласование с районным архивом, после чего утверждается руководителем организации.
НД проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по НД в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов
Фактически придется проверить все дела номенклатуры на их соответствие новому Перечню (номер статьи и срок хранения по Перечню, формулировка заголовка дела).
В соответствии с Федеральным законом об Архивном деле в Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, Основными Правилами работы архивов организаций одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года, Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в целях обеспечения правильного формирования и учёта дел, а также сохранности документов Государственного Архивного фонда Российской Федерации, администрация муниципального образования Свирицкое сельское поселение постановляет:
- Закрепить порядок индексации дел в администрации муниципального образования Свирицкое сельское поселение Волховского муниципального района Ленинградской области на 2020 год, согласно приложению 1.
- Утвердить номенклатуру дел администрации муниципального образования Свирицкое сельское поселение Волховского муниципального района Ленинградской области на 2020 год, согласно приложению 2.
- Специалистам администрации муниципального образования Свирицкое сельское поселение в практической работе с документацией руководствоваться настоящей номенклатурой дел.
4. Настоящее постановление подлежит обязательному опубликованию (обнародованию) в средствах массовой информации. - Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.
Работа с секретными документами осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности Российской Федерации от 05 января 2004 года № 3-1.
Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.
Протоколы с № по № заседаний по противодействию экстремистской деятельности. комиссии при администрации поселения.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению.
НД включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов НД определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года.
Примерная номенклатура дел органа местного самоуправления
Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами.
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов.
Годовые статистические отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (фф.1-т(ГСМ)3 инф.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры.
Как утверждают НД на предприятии
Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет.
Срок хранения документов по личному составу со сроком 75 лет, созданных в Администрации сельского поселения, определяется сроком 50 лет согласно Федеральному закону от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и отмечены знаком».
Руководителям структурных подразделений Управлении культуры АМС Алагирского района обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
В графе № 2 – «Заголовок дела» прописаны наименования документов и дел, образующихся в делопроизводстве Администрации сельского поселения, даны наименования направлений деятельности и указаны разновидности документов и дел, образующихся в делопроизводстве Администрации.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника УК-Главного бухгалтера УК- Моураовой И.Ц.
Сводный годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности сельскохозяйственных предприятий Чернышковского муниципального района.
Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить
Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.
Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому (ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать.
С 01.01.2020 на этом сайте размещается информация о деятельности Администрации Милютинского района Ростовской области.
При составлении номенклатуры дел использованы: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», 2010г.
Номенклатура дел (далее НД) представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Структура номенклатуры дел построена по функциональному принципу. Дела в номенклатуре дел расположены по направлениям деятельности, в каждом разделе направления дела расположены по степени значимости. За каждым направлением закреплен конкретный индекс, который отображен в классификаторе направлений деятельности.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.).
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
Какие дела включать в номенклатуру
К некоторым статьям проставлена отметка «ЭПК», которая означает, что окончательный срок хранения будет определен экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. Р Е Ш Е Н И Е № 49 от 26.03.2020 г. Об утверждении номенклатуры дел Совета депутатов муниципального образования Елизаветинское сельское поселение Гатчинского муниципального района Ленинградской области на 2020 г.
Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
В зависимости от этого руководитель организации (по представлению руководителя службы делопроизводства) принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые службе делопроизводства необходимо будет готовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г.
Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.
За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства.
Годовые и полугодовые отчеты о государственной регистрации актов гражданского состоянии, в т.ч. оперативные справки. Отчеты о движении бланков свидетельств регистрации АГС.
В соответствии с письмом Министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 10.12.2018 №18/3171 для дел, участвующих в электронном документообороте в системе «Дело» в примечании проставлена отметка «ЭД».